Aliran Kerja dalam Sistem Otomasi Pejabat di Universiti Putra Malaysia: Satu Kajian Kes

• Main Author: Md Sultan, Abu Bakar
• Format: Thesis
• Language: English; Malay
• Published: 1999
• Subjects: Automation - Universiti Putra Malaysia - Case studies
• Online Access: http://psasir.upm.edu.my/id/eprint/9627/1/FSKTM_1999_1_IR.pdf; http://psasir.upm.edu.my/id/eprint/9627/

Pengurusan aliran kerja rnerupakan entiti teknologi rnaklumat tahun 90 an ekoran dari penggabungan teknologi perkongsian maklumat, infrastruktur rangkaian komputer dan teknik pembangunan aplikasi yang maju. Aliran kerja adalah sistem komputer atau alat bantuan (tool) perisian yang digunakan untuk mengotomasi, mengurus dan mengintegrasikan proses-proses urusan melalui set peraturan yang ditentukan bagi mencapai matlamat organisasi dari segi kecekapan, kecepatan, kualiti dan produktiviti. Cabaran utama dalam membangunkan sistem aliran kerja adalah kelemahan perspektif aliran kerja semasa dan kepelbagaian metodologi pembangunan. Situasi ini jelas memerlukan satu metodologi implementasi yang berbeza dari sistem maklumat biasa dan boleh diterima pakai secara menyeluruh. Kajian ini telah menyorot dua metodologi implementasi aliran kerja yang telah diamalkan dan mendapati beberapa kesamaan yang ketara. Seterusnya satu metodologi implernentasi aliran ketja diperkenalkan dan digunakan ke atas kajian kes iaitu Cuti Sabatikal dan Cuti Online. Satu elemen penting dalam metodologi implementasi aliran kerja adalah permodelannya. Permodelan ini adalah untuk memberikan gambaran bentuk masa larian sesuatu aliran kerja. Oleh itu kajian ini tumt mengemukakan satu bentuk model perlaksanaan sebagai sebahagian daripada metodologi implementasi dan diuji ke atas kajian kes terlibat. Dua proses telah dipilih untuk diotomasikan ke bentuk aliran kerja iaitu proses permohonan Cuti Sabatikal (PPCS) dan proses permohonan Cuti Online. Pemilihan kedua-dua proses ini dibuat berasaskan perbezaan yang terdapat antara keduanya. Proses Permohonan Cuti Sabatikal mempakan proses manual yang melibatkan unit-unit fungsian yang berbeza dan aliran maklumat yang melepasi batasan sesebuah unit. Sementara itu Proses Permohonan Cuti online adalah sistem otomasi pejabat dalam sesuatu unit dan sedang digunakan. PPCS akan diotomasikan ke bentuk aliran kerja sementara cuti online akan ditingkatkan prestasi aliran kepada yang lebih optima. Penilaian yang diperolehi melalui pengukuran prestasi sistem aliran kerja yang dibina menggunakan Metodologi dan model perlaksanaannya akan menentukan keberkesanan metodologi yang disyorkan . Pengukuran prestasi ini meliputi kesesuaian sistem, tahap integrasi, penjimatan sumber dan juga persepsi pengguna terhadap kepenggunaannya. Keputusan yang diperolehi menunjukkan Metodologi Implementasi dengan Model Perlaksanaannya berjaya menghasilkan sistem aliran kerja yang berkualiti dan memenuhi objektif pembangunannya. Beberapa syor juga dikemukakan hasil penemuan kajian sebagai faktorfaktor kritikal bagi menentukan kejayaan perlaksanaan sistem aliran kerja. Selain itu beberapa kajian lanjutan turut diketengahkan dalam usaha meningkatkan penemuan teknologi aliran kerja ini.